วิธีออกบิลแรกเข้า: ค่าแรกเข้า เงินประกัน และค่าเช่าเดือนแรกสำหรับผู้เช่าใหม่
คู่มือนี้สอนเจ้าของหอพักออก "บิลแรกเข้า" ให้ผู้เช่าใหม่แบบครบจบ ตั้งแต่ตั้งรูปแบบบิล (ค่าเช่า เงินประกัน ค่าคีย์การ์ด) ไปจนถึงกดออกบิลจริงจากหน้าห้องพัก พร้อมหักค่าจองที่ผู้เช่าจ่ายมาแล้วโดยอัตโนมัติ
ใครทำได้: เจ้าของหอพัก (เจ้าของ) หรือผู้ที่มีสิทธิ์จัดการห้องและบิล จำเป็นต้องมีเครดิตคงเหลือในบัญชีเจ้าของหอ เพราะการออกบิลจะหักเครดิต
- 1
ตั้งรูปแบบบิลแรกเข้าก่อนใช้งานครั้งแรก
ก่อนออกบิลให้ผู้เช่าได้ ต้องตั้งรูปแบบบิลของหอไว้ก่อน เปิดเมนูกลุ่ม "เอกสาร" แล้วเลือก "บิลแรกเข้า" จะเข้าสู่หน้า "รูปแบบบิลแรกเข้า"
หน้านี้แบ่งเป็นฝั่งซ้ายที่แก้ไขได้ และฝั่งขวาเป็น "ตัวอย่างบิล" ที่อัปเดตตามที่คุณพิมพ์ทันที
หมายเหตุถ้ายังไม่เคยตั้งรูปแบบ ระบบจะเตือน "ยังไม่มีรูปแบบบิลแรกเข้า" ตอนกดออกบิล ดังนั้นทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จก่อนsabaihor.com - 2
กรอกข้อมูลหัวบิล
ในการ์ด "ข้อมูลหัวบิล" ใส่ชื่อเอกสาร (ปกติคือ "บิลแรกเข้า"), "ชื่อกิจการ" (ชื่อหอพัก), "ช่องทางติดต่อ" (เบอร์โทร / Line ID) และ "ที่อยู่"
ถ้าต้องการให้บิลดูเป็นทางการ กดปุ่ม "เลือกรูป" เพื่ออัปโหลด "โลโก้" และปรับ "ขนาดโลโก้" ด้วยแถบเลื่อนได้
sabaihor.com
- 3
ตั้งรายการเรียกเก็บ: ค่าเช่า เงินประกัน ค่าคีย์การ์ด
ในการ์ด "รายการเรียกเก็บ" ระบบเตรียมรายการเริ่มต้นให้แล้ว ได้แก่ "ค่าเช่าห้อง", "เงินประกัน" และ "ค่าคีย์การ์ด" แก้ "ราคา/หน่วย" และ "จำนวนเริ่มต้น" ให้ตรงกับหอของคุณ
ถ้าต้องการเพิ่มรายการอื่น เช่น ค่าทำสัญญา ให้กดปุ่ม "เพิ่มรายการ" แล้วพิมพ์ชื่อในช่อง "ชื่อรายการ"
- ✓"ราคา/หน่วย" = ราคาต่อหน่วยของรายการนั้น
- ✓"จำนวนเริ่มต้น" = จำนวนที่ใส่ให้อัตโนมัติ (เช่น ค่าคีย์การ์ดตั้งเป็น 0 ไว้ก่อน)
- ✓"ขั้นต่ำ (บาท)" = ยอดขั้นต่ำของรายการ ถ้าไม่มีปล่อยว่าง
- ✓ติ๊ก "มีมิเตอร์" เฉพาะรายการที่ต้องจดเลขมิเตอร์ก่อน/หลัง เช่น ค่าน้ำค่าไฟ
sabaihor.com
- 4
ตั้งรายการ "หักออก" สำหรับค่าจองที่จ่ายมาแล้ว
ในการ์ด "หักออก (เครดิต)" คือรายการที่จะนำมาลบออกจากยอดบิลแรกเข้า เช่น "ค่าจองห้อง" ที่ผู้เช่าจ่ายไว้ก่อนหน้า
ถ้าห้องนั้นมีใบจองค้างอยู่ ระบบจะเติมค่าจองให้อัตโนมัติตอนออกบิล จึงไม่ต้องกรอกซ้ำในส่วนนี้
sabaihor.com
- 5
ใส่ข้อมูลการชำระเงินแล้วกดบันทึก
ในการ์ด "ข้อมูลการชำระเงิน" กรอก "ชื่อบัญชี", "เลขบัญชี", "ธนาคาร" และอัปโหลด "QR Code พร้อมเพย์" ด้วยปุ่ม "เลือกรูป QR" เพื่อให้ผู้เช่าสแกนจ่ายได้
ตรวจ "ตัวอย่างบิล" ทางขวาให้เรียบร้อย แล้วกดปุ่ม "บันทึก" มุมขวาบน จะขึ้นข้อความ "บันทึกรูปแบบเรียบร้อยแล้ว"
เคล็ดลับรูปแบบนี้ตั้งครั้งเดียวใช้ได้ตลอด ออกบิลกี่ห้องก็ดึงรูปแบบเดียวกันอัตโนมัติ ถ้าอยากเริ่มใหม่กดปุ่ม "รีเซ็ต" ได้sabaihor.com
- 6
ออกบิลแรกเข้าจริงจากหน้าห้องพัก
ไปที่เมนู "ห้องพัก" (กลุ่ม "ดำเนินงาน") หาห้องที่ผู้เช่าจะเข้าอยู่ ห้องที่มีใบจองค้างจะมีปุ่ม "ออกบิลแรกเข้า" แสดงอยู่ กดปุ่มนั้น
ถ้าเป็นห้องว่างที่ไม่ได้จองล่วงหน้า สามารถเลือก "ให้เช่าทันที" จากเมนูได้เช่นกัน
sabaihor.com
- 7
ตรวจรายการในหน้าต่างบิลแล้วกดออกบิล
หน้าต่าง "บิลแรกเข้า · ห้อง ..." จะเปิดขึ้น กรอก "ชื่อผู้เช่า" (จำเป็น) และ "เบอร์ติดต่อ" พร้อมเลือก "วันที่ออกบิล" และ "วันที่ย้ายเข้า"
ถ้าห้องมีใบจองค้าง จะมีกล่องแจ้ง "ห้องนี้มีใบจองค้างอยู่" และตัวเลือก "หักค่าจองออกจากบิลแรกเข้า" ติ๊กไว้เพื่อให้ลบค่าจองออกและปิดใบจองให้อัตโนมัติ
ตรวจยอด "ยอดสุทธิ" ให้ถูกต้อง แล้วกดปุ่ม "ออกบิล" ที่แสดงยอดเงินรวม จะขึ้นข้อความ "สร้างบิลแรกเข้าเรียบร้อย" และเปิดหน้าบิลให้กด "⬇️ ดาวน์โหลด PDF"
ข้อควรระวังการออกบิล 1 ห้อง = หัก 1 เครดิตจากบัญชีของเจ้าของหอ ถ้าออกบิลซ้ำเดือนเดิมของห้องเดิมจะไม่เสียเครดิตเพิ่มsabaihor.com
- 8
ตรวจผลหลังออกบิล
เมื่อออกบิลแล้ว ระบบจะทำให้อัตโนมัติ ได้แก่ ออก PDF ให้ดาวน์โหลด, บันทึกค่ามิเตอร์เริ่มต้นไว้ใช้ในบิลรายเดือนถัดไป, เพิ่มรายการ "ค่าแรกเข้า" ในรายรับสถานะ "ค้างชำระ" และเปลี่ยนสถานะห้องเป็น "มีผู้เช่า" พร้อมตั้งวันที่ย้ายเข้า
ถ้ามีการหักค่าจอง ระบบจะปิดใบจองนั้นให้เป็นสถานะ "ใช้แล้ว" คุณดูประวัติได้ที่เมนู "ประวัติบิล"
sabaihor.com
ตั้งรูปแบบบิลแรกเข้าที่เมนู "ตั้งค่าบิลแรกเข้า" ครั้งเดียว แล้วกดปุ่ม "ออกบิลแรกเข้า" จากหน้าห้องพักเพื่อสร้างบิลค่าเช่า เงินประกัน และค่าคีย์การ์ดให้ผู้เช่าใหม่ พร้อมหักค่าจองอัตโนมัติ (1 ห้อง = 1 เครดิต)
คำถามที่พบบ่อย
ออกบิลแรกเข้าเสียเครดิตไหม+
เสีย ออกบิล 1 ห้องหัก 1 เครดิตจากบัญชีเจ้าของหอ แต่ถ้าออกบิลซ้ำเดือนเดิมของห้องเดิมจะไม่เสียเครดิตเพิ่ม จึงควรเช็กเครดิตคงเหลือก่อนออกบิล
ผู้เช่าจ่ายค่าจองมาก่อนแล้ว ต้องบวกลบเองไหม+
ไม่ต้อง ถ้าห้องมีใบจองค้าง ระบบจะแสดงกล่อง "ห้องนี้มีใบจองค้างอยู่" และเติมค่าจองให้อัตโนมัติ แค่ติ๊ก "หักค่าจองออกจากบิลแรกเข้า" ยอดสุทธิจะคำนวณให้เอง และปิดใบจองให้ด้วย
แก้ราคาค่าเช่าหรือเงินประกันเฉพาะห้องนี้ได้ไหม โดยไม่กระทบรูปแบบหลัก+
ได้ ในหน้าต่างออกบิลคุณแก้ "ราคาต่อหน่วย" และ "จำนวน" ของแต่ละรายการได้ก่อนกดออกบิล โดยไม่กระทบรูปแบบบิลแรกเข้าที่ตั้งไว้กลาง
ส่งบิลให้ผู้เช่าทาง LINE ได้เลยไหม+
หน้าบิลแรกเข้าให้ "⬇️ ดาวน์โหลด PDF" เพื่อส่งต่อให้ผู้เช่า ส่วนการส่งบิลผ่าน LINE อัตโนมัติจะมีค่าเครดิตเพิ่มและตั้งค่าได้ที่เมนู "ตั้งค่า LINE"
พร้อมลองใช้เองแล้วใช่ไหม
สมัครฟรี รับ 500 เครดิต ออกบิลแรกได้ใน 5 นาที ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
เริ่มใช้ฟรี — รับ 500 เครดิตคู่มือที่เกี่ยวข้อง
ออกบิลค่าเช่ารายเดือน
คู่มือนี้สอนเจ้าของหอออกบิลค่าเช่ารายเดือน ตั้งแต่ปรับหน้าตาบิลให้สวย ใส่เลขบัญชี/QR จดเลขมิเตอร์น้ำ-ไฟทุกห้อง ให้ระบบคำนวณยอดให้ แล้วกดออกบิลทั้งหอในหน้าเดียว
ดูคู่มือ →📋ออกใบจองห้องพัก
คู่มือนี้สอนวิธีตั้งค่าหน้า "รูปแบบใบจองห้อง" เพื่อทำสัญญาจอง/ใบเสร็จมัดจำให้ผู้เช่าที่มาจองห้อง คุณตั้งหัวเอกสาร รายการที่เรียกเก็บ เช่น ค่าจอง บัญชีรับเงิน และข้อความเตือนได้ครบในที่เดียว แล้วระบบจะใช้รูปแบบนี้กับใบจองของหอนั้นทุกใบ
ดูคู่มือ →📄สัญญาเช่า + เซ็นออนไลน์
สบายหอช่วยคุณออก "สัญญาเช่าห้องพัก" ที่ปรับแต่งเองได้ ส่งลิงก์ให้ผู้เช่าอ่านและเซ็นชื่อด้วยนิ้วบนมือถือผ่าน LINE แล้วเก็บสัญญาที่เซ็นแล้วไว้ในระบบ ดูย้อนหลังได้ว่าห้องไหนเซ็นแล้ว-ยังไม่เซ็น พร้อมเตือนอัตโนมัติก่อนสัญญาหมดอายุ ไม่ต้องพิมพ์กระดาษ ไม่ต้องนัดเจอ
ดูคู่มือ →